Si è già parlato di questo argomenti in altri post:
- Condivisione di note e email
- Condivisione di documenti
- Condivisione di contatti, eventi e preferiti
La condivisione fra più utenti permette di far accedere più persone agli stessi dati. In questo caso, i dati che di solito si condividono sono eventi e documenti. Dovendo lavorare in gruppo su un progetto è necessario modificare e controllare documenti e fissare riunioni operative fra più persone. Solitamente queste attività si gestiscono con messaggi di posta, ma questo crea numerosi problemi:
- Problemi di sincronizzazione file. Difficoltà ad individuare l'ultima versione di un file cercando fra i tanti messaggi inerenti il progetto.
- Problemi di sincronizzazione calendari. Difficoltà a capire quando si svolge una riunione se questa viene spostata e non si leggono tutti i messaggi in cui si parla dello spostamento.
Usare un sistema di condivisione multi-utente può migliorare il rendimento dell'intero progetto. Lo schema generale è il seguente:
iCloud permette di condividere file e calendari ma iCloud è riservato a coloro che hanno un prodotto Apple. Non si può costringere tutti a usare prodotti apple, pena l'esclusione dalla condivisione dati con altri utenti. Immaginate di lavorare ad un progetto con un cliente (che periodicamente deve verificare il lavoro svolto e partecipare a delle riunioni) e di chiedergli di comprarsi un Mac o un iPhone per lavorare su questo progetto!
Vediamo le soluzioni ai due problemi.
Condivisione di documenti
Si possono usare gli stessi sistemi usati per la condivisione di documenti per lo stesso utente su più dispositivi. Chiaramente ogni servizio offre diverse soluzioni. Sugarsync è quello più completo (guarda la tabella riepilogativa con gli altri servizi), ma è meno usato di DropBox e GoogleDrive (più diffusi) e un po' più complesso da usare (in virtù delle maggiori funzionalità).
In tutti i casi, comunque, il manager di progetto deve:
- creare una cartella (con più sottocartelle) sul proprio account in cui i file del progetto saranno ospitati
- condividere la cartella principale del progetto con tutti (si può usare il sito web del servizio) specificando le email con i quali gli utenti si sono registrati al servizio di condivisione.
In questo caso la migliore alternativa ad iCloud è Google Calendar.
Per poterlo configurare, il manager del progetto deve:
- accedere a Google Calendar.
- creare un nuovo calendario per il progetto come in figura
A questo punto ogni persona è abilitata a partecipare al calendario condiviso.
Attenzione: ogni utente deve poter accedere al calendario condiviso dai propri dispositivi. Questo è solo un problema tecnico che riguarda i software che gestiscono i calendari sui dispositivi (iCal, Outlook) i quali dovranno "colloquiare" con Google Calendar. A titolo informativo si riportano le configurazioni dei dispositivi più comuni:
In particolare per iPhone, è necessario dare l'assenso esplicito ad accedere al calendario condiviso da iPhone tramite un'apposita schermata, di seguito riportata:
