La gestione dei biglietti da visita

Un professionista basa il proprio lavoro sui contatti. In questo blog si è già visto come evitare di perdere quelli inseriti su iPhone. Ora si passerà a facilitare l'inserimento dei nuovi contatti partendo dai biglietti da visita. Molto spesso per fretta o scarsa volontà, quando si riceve un biglietto da visita, lo si conserva senza aggiungere i dati su iPhone. Dopo un po' di tempo, quando servono i dati di un biglietto da visita che ricordiamo di aver ricevuto da una certa persona, è necessario fare un caccia al tesoro tra tasche dei vestiti, scrivanie, agende e quaderni raccoglitori di biglietti da visita (lasciati in ufficio).
La soluzione a questo problema è acquisire i dati di un biglietto da visita con una apposita App. In genere si fa un foto al biglietto da visita, l'immagine viene elaborata da un software di riconoscimento dei caratteri (OCR) e i dati estratti possono essere aggiunti alla rubrica di iPhone (non solo il numero di cellulare ma anche email, indirizzo, fax).
Esistono tantissime App che svolgono egregiamente questo lavoro. Le versione Lite (gratuite) hanno una limitazione sul numero di biglietti che si possono acquisire. Osservando le recensioni dei clienti, si elencano quelle che hanno avuto più successo:

• CamCard - Business card scanner & Business card reader & scan card (a pagamento)
• Lettore di Biglietto da visita (SamCard Pro)& business card reader & business card scanner (a pagamento)
• WorldCard Mobile Lite - business card reader & business card scanner (gratuita, la prima settimana si possono acquisire 5 biglietti da visita, poi uno a settimana)
• ScanBizCards Lite Business Card Scanner (gratuita, massimo 5 biglietti acquisiti a settimana)

Valutate la soluzione che meglio si adatta meglio alle vostre esigenze. La cosa importante è utilizzare una App di questo tipo, poiché i vantaggi sono tanti:

• Risparmio di tempo nell'inserimento dei contatti. Non si deve digitare nulla, si deve solo controllare il testo riconosciuto e eventualmente correggerlo.
• Riduzione rischio di perdere i contatti relativi ai biglietti da visita. Una volta che le info sono inserite su iPhone, il biglietto da visita non è più indispensabile.

Compilare e Firmare documenti: DocuSign

Molti professionisti, quando arrivano in ufficio, hanno spesso l'incombente compito di firmare una pila di documenti (ordini, dichiarazioni...) che aspettano li da qualche giorno. La maggior parte di questi sono stampe di documenti arrivati per email che poi, dopo la firma, devono essere inviati via fax oppure  essere scansionati e rispediti per email.
Altre volte capita che ci sia una firma urgente da apporre su un documento inviato per email. In tal caso, se il professionista è fuori sede deve "girare" il documento presso un altro indirizzo di email abilitato a stamparlo. Dopo aver firmato il documento, è necessario trovare un fax per spedirlo oppure uno scanner per acquisirlo e poi un pc per l'invio dell'email.

Esistono per fortuna una serie di App per svolgere questo compito in pochi secondi, utilizzando solo iPhone.
Una ottima App gratuita è DocuSign. Permette di compilare e soprattutto firmare dei documenti (doc, pdf, ...) in pochi secondi. Questi documenti possono essere inviati (da iPhone) per email oppure via fax.
Il procedimento è molto semplice.

Configurazione

• Si installa l'App e ci si registra con la propria email al servizio. 
• Si avvia l'App che chiederà di acquisire la firma. Il modo più semplice è quello di fare la foto ad un foglio bianco con la firma.

Utilizzo

• aprire il documento (Doc, Pdf, ...) con l'App DocuSign. Ad esempio se il documento è un allegato di email: si deve visualizzare il documento, premere il tasto "Apri Con ... - Condividi

e scegliere l'App DocuSign dall'elenco delle App che possono aprire il documento

A questo punto l'App permette di visualizzare il documento e trascinare nel punto desiderato la propria firma oppure delle caselle di testo personalizzate (per compilare il documento)

I vantaggi dell'App sono:

• risparmio di tempo: non c'è bisogno di essere in ufficio per firmare un documento 
• risparmio di carta: il processo è interamente digitalizzato
• riservatezza: evitare di inoltrare il documento a altre persone (per poterlo stampare) 

Sfruttare al meglio il VoIp: Fax da iPhone

Abbiamo in precedenza già parlato dei vantaggi del Voip principalmente mettendo in evidenza il risparmio sui costi delle telefonate. In molti mi hanno fatto notare che per un professionista non è molto rilevante questo risparmio in quanto egli dispone di piani tariffari con telefonate di fatto illimitate.

Oggi vorrei fare il punto su altri vantaggi. Le società specializzate che forniscono il servizio Voip in ambito aziendale permettono, tramite una connessione internet, di gestire:

• centralini telefonici, 
• il trasferimento di chiamate provenienti da alcune numerazioni su determinati numeri interni della azienda (es: se chiama l'amministratore della azienda X fai rispondere il telefono dell'addetto Y)
• numeri di rete fissa tradizionali (che possono essere trasferiti da un operatore tradizionale di rete fissa a queste società), 
• numeri di rete fissa virtuali (ovvero nuovi numeri del tipo 06.123456789 che però veicolano la chiamata su uno smartphone)
• piani tariffari specifici a seconda dell'operatore mobile da chiamare dal fisso
• i fax tramite l'email (di cui il documento fax diventa un allegato)

In questo modo possono essere abbattuti i costi aziendali di telefonia fissa sostituendoli con una buona connessione a internet e con un abbonamento Voip: si parla di una riduzione dei costi di un fattore 10. Ad esempio:

• le chiamate da una sede geografica ad una altra (all'interno della stessa azienda) diventano gratuite.
• le chiamate verso i cellulari sono ridotte poichè si sceglie il migliore piano tariffario senza dover usare dei telefoni cellulari aziendali ad hoc per questo tipo di chiamate.

Onde evitare di andare fuori gli argomenti del blog mi limito a segnalare alcune soluzioni Voip italiane:

• Clouditalia Orchestra
• MessageNet

La seconda ha investito molto sul campo smartphone, sviluppando una App personalizzata per iPhone (la prima invece si appoggia su una App generica per Voip, da configurare).

Innanzitutto è necessario registrarsi sul sito, indicando il tipo di servizio richiesto (telefonate, fax, ...). Una volta installata l'App Voip, si può:

• chiamare i fissi a tariffe vantaggiose
• rispondere alle chiamate verso un fisso virtuale o reale (es: numero del tipo 06.12345678) da iPhone (senza che il chiamante si accorga di nulla)
• inviare e ricevere fax da iPhone 

L'ultimo punto è davvero comodo per un professionista, specie se si è fuori ufficio.
I fax in arrivo sul numero fisso Voip sono automaticamente convertiti in email (e quindi automaticamente ricevuti nella App Mail).
Per inviare fax, è sufficiente:

• aprire il documento (Doc, Pdf, ...) con l'App MessageNet (o con un'altra App Voip). Ad esempio se il documento è un allegato di email: si deve visualizzare il documento, premere il tasto "Apri Con ... - Condividi)

e scegliere l'App MessageNet dall'elenco delle App che possono aprire il documento

• Scegliendo poi il numero di fax del destinatario dalla rubrica, il fax viene inviato e non appena viene consegnato, si riceve una email di notifica e il costo del fax viene addebitato (circa 0,11 € / pagina)

Backup/ripristino completo iphone su computer: Altri software per backup supplementare (2)

Per fare un backup supplementare di quello di iTunes è necessario un programma ad hoc, molto spesso a pagamento.

Questi programmi si installano sul computer (non sono App di iPhone) e permettono di copiare i dati da iPhone al computer (backup) e viceversa (ripristino). Il vantaggio sta nel fatto che i dati una volta salvati sul computer possono essere controllati e visualizzati per verificare il buon esito del backup (es: sul computer posso vedere le foto, leggere i messaggi o le note, ascoltare le note audio e la musica). In pratica si trasforma iPhone in una penna USB da cui leggere o su cui scrivere.

Un buon software gratuito che purtroppo non è stato più sviluppato e aggiornato è iPhone PC Suite. La maggior parte di coloro che lo utilizzano hanno dei problemi di compatibilità con i nuovi sistemi operativi di iPhone (iOS).

A pagamento si trovano tante applicazioni. Una delle più complete è DiskAid. Sia per i continui aggiornamenti e sia per i numerosi tutorial disponibili sul sito. Attualmente è disponibile la versione 5 ma sta per arrivare la 6. Il costo è di 29.99 USD (24 EUR circa).

Backup

In breve, consiglio di creare una cartella "backup-iphone" e dentro tante sotto-cartelle quanti sono gli elementi da copiare ("note", "sms", "contatti", "calendario"), in maniera da avere tutto ordinato.

A questo punto, è sufficiente nel programma:

• scegliere le informazioni da copiare (i contatti, per esempio), 
• selezionare tutti gli elementi, premere il pulsante "copy to computer", 
• scegliere la cartella destinazione ("contatti") e attendere la copia.

ripetendo il procedimento per tutti gli elementi da copiare si ottiene un backup completo e soprattutto verificabile.

Ripristino
Quando si collega il nuovo iPhone, si sceglie la voce"copy to device" e si seleziona una cartella del computer (es: "contatti"): il programma copia tutto sull'iPhone nuovo

Per maggiori informazioni leggere qui, in particolare le sezioni: 

• Transfer iPod and iPhone Music & Videos
• Transfer Camera Roll, Photos Albums & Videos
• Copy SMS Text Messages
• Copy Contacts
• Copy Notes
• Export Call History
• Copy Voice Memos

Una alternativa a DiskAid è Tipard iPhone to PC Transfer

Backup/ripristino completo iphone su computer: iTunes (1)

Domande del tipo:

• Come fare il backup completo di iPhone per dormire sogni tranquilli? 
• Come trasferire tutti i dati dal vecchio iPhone ad un nuovo dispositivo Apple iOS (es: iPhone 5) ?

... sono molto frequenti e ben note nei blog.

Da un lato può capitare che il telefono si rompa o venga rubato. Dall'altro è bene che dopo qualche anno di onorato servizio il vostro iPhone se ne vada in pensione. In quest'ultimo caso sono tante le persone che lo danno in permuta e ne prendono uno nuovo.

Per backup intendiamo una copia completa dei dati presenti sullo Smartphone: foto, immagini, video, musica, contatti, calendario, mail, note, note audio, messaggi...

Il backup dei dati dello smartphone è offerto come servizio di base da iTunes. I passi da seguire sono:

• Collegare col cavo USB il dispositivo al computer (PC/MAC) dove salvare i dati. 
• Cliccare con il tasto destro, nella colonna di sinistra, sulla voce del dispositivo (iPhone di Mario Rossi).
• Scegliere l'opzione Backup selezionando la voce Esegui backup su questo computer.

Il file contenente il backup si trova nella cartella 

• Sui Mac: ~/Library/Application Support/MobileSync/Backup/
• Sui Pc con Windows XP: C:\Documents and Settings\(nomeutente)\Application Data\Apple Computer\MobileSync\Backup\
• Sui Pc con Windows Vista o 7: C:\Users\(nomeutente)\AppData\Roaming\Apple Computer\MobileSync\Backup\

Per ripristinare i dati su un dispositivo nuovo basta:

• Collegare l’iPhone al PC con cavo USB;
• Aprire iTunes e aspettiamo che sia riconosciuto il nuovo dispositivo;
• Scegliere di caricare un backup precedentemente salvato.

Se il dispositivo su cui ripristinare non è nuovo, collegare ad iTunes e poi cliccare con il tasto destro sulla voce del dispositivo (iPhone di Mario Rossi) e scegliere l'opzione Ripristina da backup.

Per maggiori informazioni e per i dettagli su cosa viene copiato leggere qui.

Il vantaggio di questa procedura è la semplicità. Lo svantaggio è che alcune volte il ripristino non va a buon fine. Le ragioni sono tante: 

• il file di backup disponibile non è quello che abbiamo fatto per ultimo (quindi il backup non è recente)
• il file di backup non viene riconosciuto e non è compatibile con il nuovo dispositivo (non avete usato l'ultima versione di iTunes)
• alcuni dati sono mancanti nel dispositivo ripristinato.

Siccome per un professionista è vitale avere una copia perfetta del proprio smarphone, non è ammissibile che si scopra una mancanza di dati al momento del ripristino del nuovo iPhone. E' consigliabile quindi fare un backup supplementare di quello di iTunes con un programma ad hoc. Ne parleremo alla prossima puntata di questo argomento

È disponibile l'aggiornamento iOS 6.0.1

In questo ponte Apple ha rilasciato l'aggiornamento del sistema operativo di iPhone ovvero iOS 6.0.1.
In pratica su tratta di una serie di correzioni agli errori emersi nelle prime settimane di vita di iOS 6.
Da una prima (molto approssimativa) valutazione della batteria sembra che l'autonomia sia migliorata anche se di poco (10-20%).... dopo il netto peggioramento che si è avuto con iOS 6.

Per aggiornare andate su Impostazioni - Generali - aggiorn. software.

L'aggiornamento da scaricare è di circa 50MB.