Archiviare al volo documenti: Genius Scan

Da sempre archiviare documenti (ricevute, appunti, fatture...) è un aspetto importantissimo del lavoro di tutti i giorni. Di solito questa attività viene demandata ai collaboratori che hanno il compito ingrato di fotocopiare o fare le scansioni.

In molti casi non c'è la possibilità o il tempo o la fiducia per archiviare qualcosa secondo i normali metodi: si è fuori ufficio oppure il documento viene concesso solo per pochi minuti oppure è molto riservato.

Utilizzando la possibilità di scattare foto con iPhone si può ovviare al problema ottenendo una archiviazione di livello discreto (ma non ottimo) in poco tempo (in formato PDF) e inserendo l'archiviazione fatta sul cloud dei documenti condivisi (in modo che sia accessibile da tutti i nostri dispositivi).

Esistono tantissime App che fanno questo compito, fra cui la famosissima CamScanner Free, ma la maggior parte inseriscono la pubblicità (watermark) sui documenti creati, spingendo gli utenti a comprare la versione a pagamento.
Una App che ho trovato molto comoda è Genius Scan (versione free) che non inserisce nessuna pubblicità. Il funzionamento è un po' strano ma, una volta imparato, permette di archiviare velocemente. Seguite i seguenti passi:

• Premere il pulsante con la macchina fotografica (vedi figura a lato) per fotografare l'immagine da archiviare (oppure la si può selezionare dalla libreria foto di iPhone)

• Selezionare (eventualmente) la porzione della foto da archiviare (per evitare che nella foto oltre al documento si veda il tavolo).
• L'App fa una ottimizzazione della foto trasformandola il bianco e nero se si rende conto che il documento non è a colori. Questo allo scopo di rendere più leggibile il testo del documento. L'ottimizzazione si può disabilitare.
• Premere il pulsante 'Salva', scegliere la voce 'nuovo documento' e dare un nome all'archivio. Si possono associare anche dei tag (ricevuta, scontrino) per facilitare la ricerca in seguito.
• Se il documento è costituito da più pagine si può premere il pulsante '+' e fare altre foto per le altre pagine (vedi passi precedenti), che potranno essere aggiunte al documento corrente: un unico file PDF con più pagine.

Il documento PDF finale viene mostrato nell'elenco dei documenti costruiti con l'App. Per condividere il documento si può usare il pulsante 'condividi' in basso a destra e scorrere (orizzontalmente) l'elenco delle App a cui inviare il documento (esempio Mail).
Alcune di queste non sono abilitate poiché sono riservate alla versione a pagamento (Genius Scan+). Comunque scegliendo la voce 'Altre App' potete mandarlo alle app che avete già installato su iPhone (esempio dropbox) e aggiungere ugualmente il file PDF nel vostro cloud di documenti condivisi.

Attenzione: quando si preme il pulsante 'condivi', l'app propone di comprimere il PDF (come si fa quando si invia per email una foto) per occupare meno spazio: consiglio la compressione 'Grande' che fa risparmiare più del 50% della dimensione senza compromettere la qualità del documento.


Un altro consiglio (molti di voi già lo sapranno ma vale la pena ripeterlo): quando scattate la foto del documento è molto comodo usare il pulsante laterale per alzare il volume (vedi figura) per scattare la foto (emulando l'uso di  una vera fotocamera) invece del pulsante sullo schermo.