Archiviare al volo documenti: Genius Scan

Da sempre archiviare documenti (ricevute, appunti, fatture...) è un aspetto importantissimo del lavoro di tutti i giorni. Di solito questa attività viene demandata ai collaboratori che hanno il compito ingrato di fotocopiare o fare le scansioni.

In molti casi non c'è la possibilità o il tempo o la fiducia per archiviare qualcosa secondo i normali metodi: si è fuori ufficio oppure il documento viene concesso solo per pochi minuti oppure è molto riservato.

Utilizzando la possibilità di scattare foto con iPhone si può ovviare al problema ottenendo una archiviazione di livello discreto (ma non ottimo) in poco tempo (in formato PDF) e inserendo l'archiviazione fatta sul cloud dei documenti condivisi (in modo che sia accessibile da tutti i nostri dispositivi).

Esistono tantissime App che fanno questo compito, fra cui la famosissima CamScanner Free, ma la maggior parte inseriscono la pubblicità (watermark) sui documenti creati, spingendo gli utenti a comprare la versione a pagamento.
Una App che ho trovato molto comoda è Genius Scan (versione free) che non inserisce nessuna pubblicità. Il funzionamento è un po' strano ma, una volta imparato, permette di archiviare velocemente. Seguite i seguenti passi:

• Premere il pulsante con la macchina fotografica (vedi figura a lato) per fotografare l'immagine da archiviare (oppure la si può selezionare dalla libreria foto di iPhone)

• Selezionare (eventualmente) la porzione della foto da archiviare (per evitare che nella foto oltre al documento si veda il tavolo).
• L'App fa una ottimizzazione della foto trasformandola il bianco e nero se si rende conto che il documento non è a colori. Questo allo scopo di rendere più leggibile il testo del documento. L'ottimizzazione si può disabilitare.
• Premere il pulsante 'Salva', scegliere la voce 'nuovo documento' e dare un nome all'archivio. Si possono associare anche dei tag (ricevuta, scontrino) per facilitare la ricerca in seguito.
• Se il documento è costituito da più pagine si può premere il pulsante '+' e fare altre foto per le altre pagine (vedi passi precedenti), che potranno essere aggiunte al documento corrente: un unico file PDF con più pagine.

Il documento PDF finale viene mostrato nell'elenco dei documenti costruiti con l'App. Per condividere il documento si può usare il pulsante 'condividi' in basso a destra e scorrere (orizzontalmente) l'elenco delle App a cui inviare il documento (esempio Mail).
Alcune di queste non sono abilitate poiché sono riservate alla versione a pagamento (Genius Scan+). Comunque scegliendo la voce 'Altre App' potete mandarlo alle app che avete già installato su iPhone (esempio dropbox) e aggiungere ugualmente il file PDF nel vostro cloud di documenti condivisi.

Attenzione: quando si preme il pulsante 'condivi', l'app propone di comprimere il PDF (come si fa quando si invia per email una foto) per occupare meno spazio: consiglio la compressione 'Grande' che fa risparmiare più del 50% della dimensione senza compromettere la qualità del documento.


Un altro consiglio (molti di voi già lo sapranno ma vale la pena ripeterlo): quando scattate la foto del documento è molto comodo usare il pulsante laterale per alzare il volume (vedi figura) per scattare la foto (emulando l'uso di  una vera fotocamera) invece del pulsante sullo schermo.

Aggiungere un'altra tastiera: Inglese o Emoticons

Succede spesso di dover scrivere dei testi in una lingua straniera (esempio inglese) e di dover lottare con il correttore ortografico che cerca di interpretare il testo in italiano (come se ci fossero errori di battitura). E' consigliabile in questi casi installare un nuovo layout di tastiera andando in
Impostazioni - Generali - Tastiera  - Tastiere Internazionali - Aggiungi Nuova Tastiera
e selezionando quella Inglese.

A questo punto quando si scrive un testo sulla tastiera, affianco allo spazio, apparirà il pulsante di selezione della tastiera, come in figura.

Questo tasto consente di cambiare layout di tastiera. Per controllare il layout attivo è sufficiente osservare il testo riportato sulla barra spaziatrice ("Spazio" oppure "Space"). Ovviamente con il layout inglese sarà attivo il controllo ortografico inglese.

Questo metodo consente anche di installare la tastiera per gli emoticons... le faccine
Su iPhone questa tastiera si chiama "Emoji" e si aggiunge con lo stesso procedimento descritto in precedenza. In questo modo se volete aggiungere emoticons al vostro testo basterà selezionare la tastiera "Emoji" con il pulsante di selezione della tastiera e quindi scegliere l'emoticon.

Dettare ad iPhone: Dragon Dictation

Capita molto spesso di dover scrivere lunghe email (che sarebbe meglio digitare su una normale tastiera) usando iPhone. In questi casi la limitazione della piccola tastiera può far perdere la pazienza. Provate ad usare l'App gratuita Dragon Dictation. Si tratta di un'App di riconoscimento vocale molto semplice di una azienda leader del settore (quelli del software "Dragon Naturally Speaking").
E' necessaria la connessione internet attiva per usare l'applicazione. L'utilizzo è banale:

• dopo averla avviata si preme un tasto per iniziare il dettato
• alla fine della dettatura si preme un tasto per terminare
• attendere (dopo il riconoscimento vocale) che appaia il testo dettato in precedenza
• premendo i tasti in basso potete copiare il testo negli appunti e incollarlo in una altra App (esempio: Mail)

Chiaramente non avrete mai il riconoscimento corretto al 100%. Sicuramente il vantaggio di non dover scrivere tutto il testo da zero, ma bensì rileggerlo e fare alcune correzioni, è molto rilevante.