Archiviare al volo documenti: Genius Scan

Da sempre archiviare documenti (ricevute, appunti, fatture...) è un aspetto importantissimo del lavoro di tutti i giorni. Di solito questa attività viene demandata ai collaboratori che hanno il compito ingrato di fotocopiare o fare le scansioni.

In molti casi non c'è la possibilità o il tempo o la fiducia per archiviare qualcosa secondo i normali metodi: si è fuori ufficio oppure il documento viene concesso solo per pochi minuti oppure è molto riservato.

Utilizzando la possibilità di scattare foto con iPhone si può ovviare al problema ottenendo una archiviazione di livello discreto (ma non ottimo) in poco tempo (in formato PDF) e inserendo l'archiviazione fatta sul cloud dei documenti condivisi (in modo che sia accessibile da tutti i nostri dispositivi).

Esistono tantissime App che fanno questo compito, fra cui la famosissima CamScanner Free, ma la maggior parte inseriscono la pubblicità (watermark) sui documenti creati, spingendo gli utenti a comprare la versione a pagamento.
Una App che ho trovato molto comoda è Genius Scan (versione free) che non inserisce nessuna pubblicità. Il funzionamento è un po' strano ma, una volta imparato, permette di archiviare velocemente. Seguite i seguenti passi:

• Premere il pulsante con la macchina fotografica (vedi figura a lato) per fotografare l'immagine da archiviare (oppure la si può selezionare dalla libreria foto di iPhone)

• Selezionare (eventualmente) la porzione della foto da archiviare (per evitare che nella foto oltre al documento si veda il tavolo).
• L'App fa una ottimizzazione della foto trasformandola il bianco e nero se si rende conto che il documento non è a colori. Questo allo scopo di rendere più leggibile il testo del documento. L'ottimizzazione si può disabilitare.
• Premere il pulsante 'Salva', scegliere la voce 'nuovo documento' e dare un nome all'archivio. Si possono associare anche dei tag (ricevuta, scontrino) per facilitare la ricerca in seguito.
• Se il documento è costituito da più pagine si può premere il pulsante '+' e fare altre foto per le altre pagine (vedi passi precedenti), che potranno essere aggiunte al documento corrente: un unico file PDF con più pagine.

Il documento PDF finale viene mostrato nell'elenco dei documenti costruiti con l'App. Per condividere il documento si può usare il pulsante 'condividi' in basso a destra e scorrere (orizzontalmente) l'elenco delle App a cui inviare il documento (esempio Mail).
Alcune di queste non sono abilitate poiché sono riservate alla versione a pagamento (Genius Scan+). Comunque scegliendo la voce 'Altre App' potete mandarlo alle app che avete già installato su iPhone (esempio dropbox) e aggiungere ugualmente il file PDF nel vostro cloud di documenti condivisi.

Attenzione: quando si preme il pulsante 'condivi', l'app propone di comprimere il PDF (come si fa quando si invia per email una foto) per occupare meno spazio: consiglio la compressione 'Grande' che fa risparmiare più del 50% della dimensione senza compromettere la qualità del documento.


Un altro consiglio (molti di voi già lo sapranno ma vale la pena ripeterlo): quando scattate la foto del documento è molto comodo usare il pulsante laterale per alzare il volume (vedi figura) per scattare la foto (emulando l'uso di  una vera fotocamera) invece del pulsante sullo schermo.

Aggiungere un'altra tastiera: Inglese o Emoticons

Succede spesso di dover scrivere dei testi in una lingua straniera (esempio inglese) e di dover lottare con il correttore ortografico che cerca di interpretare il testo in italiano (come se ci fossero errori di battitura). E' consigliabile in questi casi installare un nuovo layout di tastiera andando in
Impostazioni - Generali - Tastiera  - Tastiere Internazionali - Aggiungi Nuova Tastiera
e selezionando quella Inglese.

A questo punto quando si scrive un testo sulla tastiera, affianco allo spazio, apparirà il pulsante di selezione della tastiera, come in figura.

Questo tasto consente di cambiare layout di tastiera. Per controllare il layout attivo è sufficiente osservare il testo riportato sulla barra spaziatrice ("Spazio" oppure "Space"). Ovviamente con il layout inglese sarà attivo il controllo ortografico inglese.

Questo metodo consente anche di installare la tastiera per gli emoticons... le faccine
Su iPhone questa tastiera si chiama "Emoji" e si aggiunge con lo stesso procedimento descritto in precedenza. In questo modo se volete aggiungere emoticons al vostro testo basterà selezionare la tastiera "Emoji" con il pulsante di selezione della tastiera e quindi scegliere l'emoticon.

Dettare ad iPhone: Dragon Dictation

Capita molto spesso di dover scrivere lunghe email (che sarebbe meglio digitare su una normale tastiera) usando iPhone. In questi casi la limitazione della piccola tastiera può far perdere la pazienza. Provate ad usare l'App gratuita Dragon Dictation. Si tratta di un'App di riconoscimento vocale molto semplice di una azienda leader del settore (quelli del software "Dragon Naturally Speaking").
E' necessaria la connessione internet attiva per usare l'applicazione. L'utilizzo è banale:

• dopo averla avviata si preme un tasto per iniziare il dettato
• alla fine della dettatura si preme un tasto per terminare
• attendere (dopo il riconoscimento vocale) che appaia il testo dettato in precedenza
• premendo i tasti in basso potete copiare il testo negli appunti e incollarlo in una altra App (esempio: Mail)

Chiaramente non avrete mai il riconoscimento corretto al 100%. Sicuramente il vantaggio di non dover scrivere tutto il testo da zero, ma bensì rileggerlo e fare alcune correzioni, è molto rilevante.

Se il tasto Home non funziona: ricalibrazione

Il tasto "Home" di iPhone (vedi figura) purtroppo è il tallone di Achille di questo telefono.

Tende a funzionare male e a perdere sensibilità con l'uso, specie se usato spesso (esempio: tenendolo premuto per attivare il controllo vocale).

Il problema può essere software o hardware.

1. Nel primo caso è necessaria una semplice ricalibrazione del dispositivo. 
2. Nel secondo caso (qualora la ricalibrazione non ha risolto il problema) è necessario portarlo in assistenza poiché la procedura di sostituzione del tasto Home è ad dir poco complessa.

Per ricalibrare il tasto "Home" è sufficiente

• Aprire un’applicazione qualsiasi
• Tenere premuto il tasto "Sleep" fino a quando non appare il cursore di spegnimento
• Rilasciare il tasto "Sleep" e, senza procedere allo spegnimento, tenere premuto il tasto Home per alcuni secondi finché compare la schermata principale

Provate a riusare il tasto "Home" e vedete se il problema è risolto.

SMS via internet: WhatsApp (2)

Abbiamo visto che i principali difetti di iMessage sono:

• impossibilità di sapere in anticipo se il messaggio viene inviato in maniera gratuita o no
• il destinatario deve avere per forza un iPhone

Per ovviare a questi problemi si può usare l'App (a pagamento 0.79€) WhatsApp. Una volta installata e configurata (abbinando il proprio numero di cellulare) questa App consente di inviare messaggi via internet a tutti coloro che hanno installato l'App che è disponibile per tutti gli smartphone (iPhone, Blackberry, Android...). Infatti l'App accedendo alla vostra rubrica, verificherà gli utenti iscritti e vi segnalerà quelli a cui potete inviare i messaggi via internet. Qualora il destinatario non è connesso ad internet, il messaggio viene consegnato non appena l'utente si collega.
Il sistema dispone di un meccanismo di notifica della consegna descritto nella figura che segue:

1. Il primo messaggio (due simboli di check affianco all'orario) è stato consegnato al destinatario.
2. Il secondo messaggio (un simbolo di check affianco all'orario) è stato consegnato al server WhatsApp ma non al destinatario (che non è connesso ad internet)

Attenzione, WhatsApp deve essere aggiunto al centro notifiche per funzionare correttamente. Esistono tantissime alternative a WhatsApp, ho scelto questa App semplicemente perché è quella più venduta.

SMS via internet: iMessage (1)

Abbiamo già parlato di come telefonare usando internet (VoIp). Passiamo ora agli SMS.

Il vantaggio di inviare un SMS via internet non è solo il costo gratuito ma soprattutto la possibilità di sapere se il destinatario ha ricevuto il messaggio (notifica)... insomma niente più scuse del tipo "mi dispiace, non ho ricevuto l'SMS".

Il sistema operativo di iPhone, iOS, offre già questa possibilità e si chiama iMessage.
Prima di tutto è necessario configurarlo abilitando l'opzione Impostazioni - Messaggi - iMessage (vi sarà chiesto eventualmente il vostro Apple ID) e impostando il vostro numero di cellulare nella voce Impostazioni - Messaggi - Ricevi Su. Il sistema invierà un sms internazionale (a pagamento) ad un numero Apple per iscrivere il vostro numero al servizio iMessage.
Altre opzioni da impostare sono:

• Invia ricevute di lettura: avvisa il mittente di un iMessage quando hai letto il messaggio che ti ha inviato. Valutate bene se attivare questa opzione o no. Se non la attivate, il mittente sarà a conoscenza solo del fatto che il messaggio vi è stato consegnato.
• Invia come SMS: quando non è possibile inviare il messaggio via internet, invialo come SMS. Da attivare per fare in modo che un messaggio arrivi comunque a destinazione.

 Per inviare messaggi via internet gratuiti con iMessage è necessario che entrambi mittente e destinatario siano:

• possessori di iPhone (o di un altro dispositivo con iOS)
• iscritti ad iMessage,
• connessi ad internet al momento dell'invio del messaggio.

È sufficiente scrivere un messaggio con la applicazione Messaggi (pre-installata) che si usa normalmente per gli SMS.
Se il sistema riconosce che il destinatario è iscritto ad iMessage, evidenzia il nome in azzurro (invece che in verde).
In questo caso, dopo aver scritto il messaggio e premuto "invia", se il destinatario è connesso ad internet, l'iMessage viene consegnato e notificato al mittente: sotto il messaggio (colorato in azzurro) compare l'etichetta "consegnato"; altrimenti il messaggio viene inviato come SMS (un sms ogni 160 caratteri) e sotto il messaggio (colorato in verde) compare l'etichetta "inviato come SMS".

Quindi, usando l'applicazione Messaggi, possiamo avere 3 possibili comportamenti, rappresentati nella figura:

• Nel caso a sinistra, il destinatario non è iscritto ad iMessage (oppure il mittente non è connesso ad internet): il sistema invia un SMS
• Nel caso al centro, il destinatario è iscritto ad iMessage, sia mittente che destinatario sono connessi ad internet: il sistema invia un iMessage e fornisce la notifica (vedi etichetta "Consegnato" sotto il messaggio in azzurro)
• Nel caso a destra, il destinatario è iscritto ad iMessage, il mittente è connesso ad internet ma il destinatario no: il sistema invia un SMS in alternativa e riporta l'etichetta "Inviato come messaggio".

In breve non si può sapere in anticipo se il messaggio verrà inviato come iMessage o SMS poiché bisogna prima inviarlo per vedere se il destinatario è connesso ad internet.

A causa di questa interfaccia completa ma in cui SMS e iMessage sono fusi insieme, ci possono essere dei problemi nell'uso di iMessage. Ne riporto alcuni più comuni:

1. Il destinatario è iscritto a iMessage ed è connesso ad internet ma l'iPhone invia SMS al posto di iMessage: controllare che il mittente sia connesso ad internet e verificare che il destinatario abbia impostato iMessage con il proprio numero di telefono nella voce Impostazioni - Messaggi - Ricevi Su. Alcune persone per errore, invece di inserire il proprio numero di telefono, inseriscono il proprio Apple ID (indirizzo di email).
2. Vi viene addebitato un costo esorbitante per aver incluso un'immagine in un iMessage. Se il destinatario non è connesso ad internet, il messaggio viene spedito come MMS (e non SMS) poiché contiene un'immagine. Gli MMS sono tariffati a costi elevati che dipendono dalla dimensione dell'immagine. Disabilitate gli MMS andando alla voce: Impostazioni - Generali - Network Dati Cellulare, nella sezione "MMS" cancellate tutti i campi. Attenzione: non modificate le sezioni "Dati Cellulare" e "Tethering". Vedi figura di seguito

Trova il mio iPhone (iCloud): protezione (3)

Dopo aver visto a cosa serve e come si configura Trova il mio iPhone con iCloud, passiamo alla parte più difficile ma utile: come evitare che il ladro disattivi questo meccanismo di recupero ovvero come fare in modo che il meccanismo di recupero funzioni sempre.

PRIMA ALTERNATIVA
Il ladro potrebbe disattivare internet e usare iPhone soltanto come telefono. In questo caso farebbe un uso limitatissimo del dispositivo rubato poiché come abbiamo già detto iPhone non è nulla di eccezionale se usato solo come telefono. Inoltre, tramite la denuncia fatta alle autorità competenti, il dispositivo può essere comunque recuperato tramite il codice IMEI anche se si cambia la scheda SIM.
Per evitare che il ladro possa usare iPhone si può usare una soluzione drastica: abilitare il blocco con codice. Ogni volta che iPhone è bloccato (schermata di blocco) invece che semplicemente trascinare il cursore per bloccare, si richiede un codice. Per abilitare questa opzione, scegliere la voce: Impostazioni - Generali - Blocco con codice e attivare l'opzione "Abilita codice". Vi sarà chiesto di inserire il codice (due volte).

SECONDA ALTERNATIVA
Il ladro potrebbe disattivare la configurazione di Trova il mio iPhone (iCloud) andando ad annullare i passi compiuti per la configurazione. Per questo motivo possiamo abilitare alcune restrizioni alle modifiche della configurazione. Queste restrizioni aumenteranno il livello della nostra sicurezza (il ladro non potrà disabilitare "Trova il mio iPhone") ma complicheranno l'utilizzo di iPhone (in quanto alcune configurazioni saranno bloccate e per ri-configurarle dovremo usare un codice di sblocco): fate la vostra scelta!

I passi da compiere per la protezione di "Trova il mio iPhone" con iCloud sono:

1. Abilitare le restrizioni scegliendo la voce Impostazioni - Generale - Restrizioni e attivando l'opzione "Abilita restrizioni". Vi verrà chiesto un codice a 4 cifre (da inserire due volte): attenzione a non dimenticarlo e a non usare la vostra data di nascita (troppo ovvio)
2. Scegliere la voce "Posizione" e attivare l'opzione "Non consentire modifiche"
3. Tornate al menu precedente (premendo il pulsante in altro a sinistra su "Restrizioni"), scegliere la voce "Account" (si trova sotto la voce "Posizione") e attivare l'opzione "Non consentire modifiche"

Noterete alcuni cambiamenti nelle preferenze:

• Non è più possibile cambiare le opzioni nella voce Impostazioni - Localizzazione
• Non è più possibile accedere alla voce Impostazioni - iCloud
• Non è più possibile cambiare le prime opzioni nella voce Impostazioni - Posta, contatti, calendari

Questo per evitare che il ladro possa disabilitare l'uso del gps per l'App "Trova il mio iPhone" o possa modificare la configurazione di iCloud per l'iPhone rubato.

Di solito la seccatura non è quella di non poter accedere alle opzioni di iCloud o di "Posta, contatti e calendari" (una volta configurate, queste opzioni non si modificano più) ma è quella di non poter cambiare le opzioni nella voce Impostazioni - Localizzazione (esempio installate un nuova App che deve accedere al sistema di localizzazione).
Per fare questo, da ora in avanti dovrete:

1. Scegliere  la voce Impostazioni - Generali - Restrizioni - Posizione
2. Attivare l'opzione "Consenti modifiche"
3. Abilitare l'opzione per la nuova App scegliendola dall'elenco che appare in basso.
4. Attivare l'opzione "Non consentire modifiche"

Valutate se questo è troppo complicato per voi. Ma tenete conto che l'utilizzo del gps dovrebbe essere dato solo alle App che ne hanno veramente bisogno e quindi è un'operazione rara.

Paragonando le due alternative.
La prima alternativa complica parecchio l'utilizzo di iPhone nel quotidiano (ogni volta per uscire dal blocco è necessario inserire il codice) ma toglie qualsiasi margine di manovra al ladro. Alcuni però utilizzano il blocco con codice per proteggere i dati sensibili sul cellulare oppure perché hanno dei bambini che potrebbero giocare con iPhone, quindi per loro il problema non esiste. Unico svantaggio di questa alternativa: se si perde iPhone senza la connessione ad internet abilitata, nessuno (nemmeno chi lo trova) la può abilitare.
La seconda alternativa complica di poco l'utilizzo ma permette di essere sufficientemente protetti.
Se non applicate nessuna di queste due alternative un ladro può facilmente disabilitare la configurazione di "Trova il mio iPhone" e invalidare questo strumento.
Personalmente io ho preferisco la seconda alternativa. E' più adatta all'utilizzo di tutti i giorni.

Trova il mio iPhone (iCloud): configurazione (2)

La configurazione di iCloud per attivare "Trova il mio iPhone" è abbastanza semplice.

1. Scegliere la voce: Impostazioni - iCloud. In account si inseriscono i dati relativi al vostro Apple ID (email e password di Apple ID) e e si attiva l'opzione "Trova iPhone".
2. Scegliere la voce Impostazioni - Localizzazione - Trova il mio iPhone e poi attivare l'opzione "Trova il mio iPhone" e disattivare l'opzione "Icona barra di stato".

In questo modo da un lato si associa iCloud  al dispositivo iPhone e dall'altro si abilità l'App "Trova il mio iPhone" ad accedere al gps per essere localizzato.

Attenzione il dispositivo può essere localizzato solo se è connesso ad internet. In questo caso infatti il dispositivo comunica con iCloud e quindi è raggiungibile da iCloud. Quindi è necessario che sia abilitato il WiFi (voce Impostazioni - Wi Fi - Wi Fi)) oppure che sia abilitata la connessione internet tramite l'operatore telefonico (voce Impostazioni - Generali - Rete - Dati)