Dettare ad iPhone: Dragon Dictation

Capita molto spesso di dover scrivere lunghe email (che sarebbe meglio digitare su una normale tastiera) usando iPhone. In questi casi la limitazione della piccola tastiera può far perdere la pazienza. Provate ad usare l'App gratuita Dragon Dictation. Si tratta di un'App di riconoscimento vocale molto semplice di una azienda leader del settore (quelli del software "Dragon Naturally Speaking").
E' necessaria la connessione internet attiva per usare l'applicazione. L'utilizzo è banale:

• dopo averla avviata si preme un tasto per iniziare il dettato
• alla fine della dettatura si preme un tasto per terminare
• attendere (dopo il riconoscimento vocale) che appaia il testo dettato in precedenza
• premendo i tasti in basso potete copiare il testo negli appunti e incollarlo in una altra App (esempio: Mail)

Chiaramente non avrete mai il riconoscimento corretto al 100%. Sicuramente il vantaggio di non dover scrivere tutto il testo da zero, ma bensì rileggerlo e fare alcune correzioni, è molto rilevante.

Oltre le normali Note: Evernote

Abbiamo già visto come configurare le note su iPhone in modo che queste siano condivise. L'App "Note" è senza dubbio comoda per prendere semplici appunti di testo ma può risultare scomoda se si gestiscono tantissime note ricche di informazioni (anche con immagini) magari provenienti anche da altri dispositivi.

Una App che viene in aiuto in questo caso è Evernote. Le principali funzioni sono:

• Sincronizzazione note in vari dispositivi
• Registrazione note vocali e audio
• Ricerca testo (anche all'interno delle immagini nelle note)
• Organizzazione note mediante taccuini e tag
• Condivisione note per e-mail, Facebook, Twitter...
• Collegamento verso altre applicazioni, per creare note da informazioni provenienti da web browser, email (senza fare copia/incolla)

In particolare è molto comoda l'ultima funzionalità, applicata ai browser web, detta WebClipper. Sul vostro notebook/laptop installando Evernote, installate anche un pulsante al browser web. Quando siete su una pagina il cui contenuto volete archiviare in una nota, cliccate sul pulsante e la nota viene creata. Sul vostro iPhone (collegato allo stesso account Evernote) avrete a disposizione queste note.

Insomma lo spirito di Evernote è "Appena trovi qualcosa che ti potrebbe essere utile per il futuro, archiviala e mettila da parte!". E' l'ideale per coloro che non buttano via nulla che può servire in futuro. Oppure per coloro che, di fronte ad un problema, spesso ricordano di aver visto tempo addietro la soluzione, ma non rammentano dove.

Cloud computing: accedere ai vostri documenti da iPhone

Apple fornisce già il servizio iCloud per poter accedere ai proprio documenti da più dispositivi e tenere tutto sincronizzato: foto, musica, libri, email, contatti, eventi. Abbiamo già parlato di questa opportunità.

Tuttavia è molto spesso necessario accedere ai documenti di lavoro (pdf, doc, xls) via smartphone, ovvero quei documenti cui normalmente accediamo da notebook/laptop. Per accedere ai documenti via iCloud, è necessario avere installato su tutti i dispositivi una App che sia compatibile con iCloud. Questo perché, teoricamente, è possibile che si voglia modificare il documento anche da iPhone e quindi la App deve poter editare i documenti. Queste App sono solitamente a pagamento (es: Pages, Keynote).

Nel 90% dei casi però è sufficiente da smartphone avere solo la possibilità di accedere ai file per visualizzarli o per condividerli con altre persone (senza dover accedere al notebook).

Ci sono servizi che offrono spazio per immagazzinare dati online, che li sincronizzano su pc, smartphone e tablet e permettono di condividerli con altre persone.
Questi servizi online mettono a disposizione nel loro sito web la possibilità di accedere ai file ma hanno anche delle App per velocizzare l'accesso via smartphone. Di solito hanno una versione gratuita limitata nello spazio e la possibilità di ampliare la dimensione dietro pagamento. 

Due ottime App per questo servizio sono DropBox e SugarSync, ma ce ne sono tantissime altre. E' sufficiente installare una di questa App su tutti i nostri dispositivi notebook/desktop (oltre che su iPhone) con lo stesso account e tutti i file presenti nelle cartelle condivise saranno accessibili con qualsiasi dispositivo.
Per esempio con DropBox è disponibile un video tutorial. Dopo la registrazione sul sito (se si usa questo link si ottengono 2,5GB di spazio gratuito invece dei 2GB standard) si scarica la versione per notebook/desktop (windows o mac) e si installa specificando i dati della registrazione. Installate la versione di iPhone e inserite anche qui i dati della registrazione. I files condivisi con DropBox saranno sincronizzati fra i vari dispositivi e soprattutto ne sarà disponibile un backup.

La principale differenza con iCloud è quindi che queste App forniscono solo la condivisione dei file senza pensare a quale applicazione potrà accedervi.

Attenzione alla scelta. Non guardate solo i GB gratuiti offerti. I dati e le vostre informazioni personali sono gestiti da server che non si trovano in Italia e che hanno altre regole. Leggete quindi le note relative a questi servizi e accertatevi che vadano bene per la vostra azienda (in caso di documenti di lavoro).

Email e Note condivise

Mail è uno dei programmi più utilizzati in iPhone. I messaggi possono essere scaricati in due modalità:

1. POP. Un programma si connette scarica un nuovo messaggio, lo etichetta come letto ed eventualmente lo cancella. Va bene se si scarica la posta da un solo device (pc, notebook, smartphone)
2. IMAP. I messaggi sono sincronizzati ad ogni connessione del programma. Va bene se si scarica il messaggio da più device.  Se il messaggio viene letto da un device anche gli altri lo contrassegneranno come letto

Consiglio di usare la seconda opzione (IMAP) per iPhone. E di fare la stessa cosa per il notebook o desktop che usate al lavoro o a casa.
Attenzione: non è possibile trasformare un account da POP a IMAP. E' necessario creare un nuovo account IMAP e copiare i vecchi messaggi del precedente account POP

Quando si crea un nuovo account di posta tramite la scelta:
Impostazioni - Posta contatti calendario
Inserite le informazioni tecniche sul server (login, password, server in ingresso e in uscita). Fate in modo che su Impostazioni - Posta, contatti, calendari - 'nome account' - Account - Avanzate, nella sezione Regole Casella (Casella di posta inviata) sia selezionata una casella sul server e non su iPhone (stessa cosa per le Bozze e il Cestino).
iPhone permette di scegliere alcune opzioni ON/OFF:

1. Posta: opzione da attivare. Questo perché l'account deve essere usato per la Posta
2. Calendari: opzione da non attivare. Questo perché è meglio gestire i calendari con iCloud. Se però si tratta di un account goggle e volete gestire il calendario con "google calendar" allora abilitatela
3. Note: opzione da attivare per UN SOLO account di posta (fra quelli che avete). Questo perché le note su iPhone funzionano in maniera strana e per poter essere condivise fra più device (smartphone, notebook) devono essere associate ad un indirizzo di posta

E' inoltre necessario settare, nelle impostazioni delle note, l'account di default delle note (quello al punto 3 precedente). Per farlo scegliete la voce Impostazioni - Note - Account di default
Se impostate come account di default "Su iPhone" le note saranno presenti solo su iPhone e non saranno condivise.
Il risultato sarà un sistema di email e note che si possono leggere da qualsiasi device.